Projektplanering som arbetsmiljöfråga

Arbetsmiljöverket har i AFS 2023:2 utfärdat föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö. För många utgör arbete i projektform huvuddelen av allt arbete, vilket gör projektorganisation och projektplanering till en viktig arbetsmiljöfråga. Brister i organisation och planering kan leda till ökad risk för stress och psykisk ohälsa. I denna artikel kommer vi att titta på de problem och risker arbetsmiljöverket tar upp relaterade till projektarbete, hur de vanligen tar sig uttryck och hur man kan motverka dessa.

Mental ohälsa, ett globalt problem

Det är inte bara svenska Arbetsmiljöverket som uppmärksammar mental ohälsa som ett arbetsmiljöproblem. World Health Organization (WHO) har publicerat ett ”fact sheet” Mental health at work, som bland annat tar upp dessa risker:

• excessive workloads or work pace, understaffing;
• lack of control over job design or workload;
• limited support from colleagues or authoritarian supervision;

European Agency for Safety and Health at Work har publicerat Guidance for workplaces on how to support individuals experiencing mental health problems , som på liknande sätt nämner:

• excessive workload;
• high or conflicting job demands;
• poor role clarity, low possibility of decision-making;

Här kommer vi att utgå i första hand från Arbetsmiljöverkets föreskrifter och allmänna råd, fokuserat på det som är tillämpbart specifikt på projektarbete och projektplanering.

Arbetsmiljörisker i projektarbete

Ohälsosam arbetsbelastning

AFS 2023:2 2 kap. 6 § Arbetsgivaren ska se till att de arbetsuppgifter och befogenheter som tilldelas arbetstagarna inte ger upphov till ohälsosam arbetsbelastning.

Arbetsmiljöverket definierar ohälsosam arbetsbelastning som När kraven i arbetet mer än tillfälligt överskrider resurserna. Denna obalans blir ohälsosam om den är långvarig och möjligheterna till återhämtning är otillräckliga.

Detta är direkt kopplat till projekt- och resursplanering, och kan uppkomma på flera sätt.

Överbokning

Överbokning är när en medarbetare får mer arbetsuppgifter att utföra än vad denne hinner med inom förväntad tid. Det kan bero på dålig planering, att den som fördelar arbetsuppgifter inte är medveten om arbetstagarens totala arbetsbörda.

Det kan bero på att planer förskjuts, så att en från början rimlig plan inte kan påbörjas som planerat, och arbetet måste utföras på kortare tid.

Det kan bero på att arbetsuppgifter tilldelas eller uppstår utanför projektorganisationen. Det kan vara från en linjeorganisation eller någon typ av ”brandsläckning”. Det kan också bero på att planer inte justeras efter en kortare tids sjukfrånvaro.

För optimistiska tidsskattningar är en annan väsentlig orsak till för stor arbetsbelastning. Det ligger i projektarbetets natur att man inte i förväg vet allt om det arbete som ska utföras. Om tidsskattningen varit för optimistisk, och om man inte återkopplar och justerar planen när information om uppgiftens verkliga storlek upptäcks, så blir arbetsbelastningen för stor.

Överbokning av en medarbetare leder till att planer förskjuts, vilket i sin tur leder till överbokning av andra medarbetare. Bristande planering kan därmed leda till en ond cirkel, som man kanske inte har tid att ta tag i, för att man alltid ligger efter planen.

Tänk på att förväntad tid inte alltid är uttalade eller nedskrivna krav. Det viktiga är vad medarbetaren upplever för förväntningar.

Bristande resurser

Överbokning handlar om fördelning av arbete på individnivå. Resursbrist i ett projekt betyder att projektet i sin helhet inte har tilldelats de resurser som krävs för att uppfylla målen. Det kan vara för att man från början inte känt till omfattningen av arbetet. Det kan också bero på att nödvändiga resurser, som till exempel expertis, inte finns tillgängliga när de behövs. Till exempel på grund av förseningar i ett annat projekt.

Även om mängden arbete ligger inom förväntningarna så kan det visa sig omöjligt att nå milstolpar till utsatta datum. Arbetsuppgifter kanske måste utföras mer sekventiellt än förväntat, och kan försenas i väntan på externa leveranser. Det kan finnas flaskhalsar i projektet som gör att ett litet problem får stora konsekvenser för leveransdatum.

Ett annat vanligt problem är att omfattningen av projektet utökas eller definieras om, utan att det återspeglas i planen och resurstilldelningen.

När ett projekt inte har de resurser som krävs för att uppfylla mål och förväntningar så riskerar hela projektteamet att drabbas av ohälsosam arbetsbelastning.

Otydliga krav och förväntningar

AFS 2023:2 2 kap. 7 §

Arbetsgivaren ska se till att arbetstagarna känner till

1. vilka arbetsuppgifter de ska utföra,
2. vilket resultat som ska uppnås med arbetet,
3. om det finns särskilda sätt som arbetet ska utföras på, och i så fall hur,
4. vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras när tillgänglig tid inte räcker till för alla arbetsuppgifter som ska utföras, och
5. vem de kan vända sig till för att få hjälp och stöd att utföra arbetet.

Arbetsgivaren ska därutöver säkerställa att arbetstagarna känner till vilka befogenheter de har i sitt arbete såsom det beskrivs i punkterna 1-5.

De flesta av punkterna i denna paragraf är tämligen generella, men det som är särskilt viktigt att tänka på i en projektorienterad organisation är punkt 4, prioriteringar. Det kanske finns en projektplan som visar vilken som är nästa uppgift eller mål i projektet, men inte hur det ska prioriteras mot arbetsuppgifter som kommer vid sidan av projektet, eller från andra projekt. Det kan också vara så att det finns många arbetsuppgifter att göra, varav vissa kan påbörjas och andra inte, och utan tydlighet om vad som är mest kritiskt.

Frågan om befogenheter är också viktig. Vilka beslut kan jag fatta själv, och vilka måste någon annan avgöra? Det kan gälla prioriteringar, utgifter och beslut gällande genomförande.

Frågan om befogenheter är inte minst viktig för projektledare. Det är inte ovanligt att de får ansvar för att ett projekt genomförs och når sina mål, inom en given budget och tidsram, men med få möjligheter och otydliga befogenheter att vidta åtgärder när det visar sig inte vara möjligt att klara alla krav.

Bristande inflytande och delaktighet

Arbetsmiljöverket tar bara upp inflytande och delaktighet i ett av sina allmänna råd, men både WHO och European Agency for Safety and Health at Work tar upp brist på inflytande över sin arbetssituation och brist på delaktighet i beslut som en viktig riskfaktor. Alltför auktoritärt ledarskap och detaljstyrning ökar risken för ohälsa. 7 § fastställer att arbetstagarna måste känna till vilka befogenheter de har. Har de inga, så är det ett dåligt tecken.

I Sverige är vi kända för vår konsensuskultur. Det gör risken mindre, men betyder inte att problemet inte finns.

WHO tar också upp bristande stöd från kollegor som ett problem. Det kan vara en följd av detaljstyrning och brist på befogenheter, om alla bara är fokuserade på att klara de uppgifter som tilldelats personligen, så att man inte anser sig ha tid eller befogenhet att hjälpa en kollega. Geografiskt utspridda team och hemarbete gör det också svårare att få naturlig och spontan laganda att fungera.

Orsaker och lösningar

Vi har identifierat tre kategorier av arbetsmiljörisker som är särskilt relaterade till projektarbete och projektplanering. Vi ska nu diskutera specifika orsaker och framför allt metoder för att minska riskerna.

Kontinuerlig projektplanering är en samling idéer och principer för att skapa mer realistiska planer och mer hållbara projekt. Metoderna hjälper till att motverka de arbetsmiljörisker vi diskuterar. Vi kommer att använda hur dessa principer implementeras i verktyget The PlanMinder som exempel på praktiska arbetssätt.

Planering och arbetsbelastning

Botemedlet mot ohälsosam arbetsbelastning i organisationer som huvudsakligen jobbar med projekt är god planering. En av de orsaker till att arbetet med att förebygga ohälsosam arbetsbelastning brister, som Arbetsmiljöverket tar upp, är att man har inga verktyg eller gränsvärden som passar verksamheten (Arbetsmiljöverket: Organisatorisk och social arbetsmiljö). Det finns många undersökningar som tyder på att många projekt drivs utan adekvat stöd från verktyg för planering och uppföljning. Har man inte kontroll på hur mycket arbete som läggs på varje individ så blir det också väldigt svårt att förebygga att det blir för mycket.

Schemaläggning av arbete

I ”task management”-system blir det snabbt svårt att få överblick över hur mycket arbete som tilldelats. Det är till exempel så Microsoft Teams ofta används för planering. Det blir oklart hur mycket arbete varje uppgift innebär, när den behöver vara klar och vilken prioritet den har. Uppgifter kan dyka upp i flödet, tilldelas av vem som helst och dessutom tilldelas flera personer, vilket gör ansvaret otydligt.

Automatisk schemaläggning förhindrar överbokning av resurser i planen. Schemaläggaren beräknar när uppgifter kan utföras utifrån planen, tidsskattningarna, de tillgängliga resurserna och de prioriteringar man gjort. Gantt-schemat blir därmed ett resultat av vad som faktiskt är möjligt.

Den centrala principen i kontinuerlig planering är att den sker löpande, så att planen alltid är aktuell. I The PlanMinder uppdateras planen automatiskt utifrån vad som faktiskt händer i projektet. Medarbetarna rapporterar vad de gjort och uppdaterar skattningen av hur mycket arbete som återstår när ny information framkommer. Schemaläggaren planerar automatiskt det arbete som återstår.

Den uppdaterade planen visar om budget eller tidsmål inte längre är realistiska. Det kan åtgärdas genom att tillföra resurser eller justera budget-, tids- eller resultatmål genom ett medvetet beslut. Genom att alltid utgå från vad som är möjligt, undviker man att ansvaret för att lösa en uppkommen resursbrist faller på projektteamet.

Tidsskattning

I projekt finns det alltid en viss osäkerhet kring hur mycket arbete som krävs för att nå målen. Samtidigt är bra tidsskattningar grunden för en tillförlitlig plan. Överdriven optimism i skattningarna är ett vanligt problem som leder till att projekt inte tilldelas tillräckligt med resurser från början. Artikeln The Art of Estimating Time förklarar mer om hur människans natur gör det svårt att få bra tidsskattningar om man inte är uppmärksam på problemen.

En central idé i kontinuerlig planering är att acceptera osäkerheten och att aktivt hantera den. The PlanMinder använder Γ-tidsskattning (gamma-tidsskattning), vilket innebär att man anger en tid för det bästa rimliga utfallet och en tid man är rimligt säker på ska vara tillräcklig för att slutföra uppgiften. Rimligt säker betyder att sju gånger av tio blir man klar på kortare tid, och tre gånger av tio tar det längre. Detta sätt gör det enklare att motverka överdriven optimism och ger en tydlig definition som gör att alla talar samma språk när de gör tidsskattningar. Framför allt gör Γ-tidsskattning att The PlanMinder kan köra en Monte Carlo-simulering varje gång schemaläggaren körs och beräkna sannolikheter för när milstolpar kommer att nås. Projektens inneboende osäkerhet blir därmed synlig och möjlig att hantera.

Genom Γ-tidsskattning och Monte Carlo-simulering minskar risken både för överbeläggning på individnivå och för resursbrist på projekt- och portföljnivå.

Återkoppling

Ett projekt har resursbrist tills dess att man tillför mer resurser eller justerar förväntningarna. På samma sätt kvarstår en ohälsosam arbetsbelastning tills krav och resurser är i balans. För att kunna vidta rätt åtgärder måste man först få återkoppling som visar att problemet finns.

På individnivå är det utan stöd från verktyg ofta upp till den anställde att signalera att arbetsbelastningen är för hög. Samtidigt kan det vara svårt att själv överblicka hur mycket arbete man faktiskt har när planeringen är bristfällig. Många kommer dessutom att dra sig för att ge sådana signaler, eftersom att inte motsvara förväntningarna lätt upplevs som ett personligt misslyckande och som något som kan skada karriären. Det gör att organisationen ofta upptäcker arbetsbelastningsproblemen först när de redan blivit akuta.

På projektnivå används ofta rapporteringsmetoder som gör det svårt att upptäcka problem i tid. Artikeln Why Percent Complete is a Bad Project Metric förklarar specifikt varför ”percent complete” och trafikljusmodeller är dåliga sätt att rapportera projektstatus. Att förlita sig på att en projektledare utan bra planeringsstöd ska kunna göra en korrekt bedömning och förmedla den sakligt innebär en stor risk att åtgärder inte sätts in i tid. Det är mänskligt att omedvetet bortse från tidiga varningssignaler och hoppas att det ändå ska lösa sig. Forskning har dessutom visat att tendensen att dölja dålig projektinformation är, av någon anledning, särskilt uttalad i Sverige.

Eftersom The PlanMinder har en automatisk schemaläggare och använder tidsbedömningar från alla medarbetare kan systemet, med hjälp av Monte Carlo‑simulering, beräkna sannolikheten för att en milstolpe nås i tid. Den tar dessutom hänsyn till hur osäkerhet och risk fortplantar sig genom alla projekt som delar resurser. Allteftersom arbetet fortskrider uppdateras sannolikheten. Om den börjar sjunka till oroande nivåer har man en tidig varning och kan börja planera åtgärder i tid.

Tydlig prioritering

AFS 2023:2 ställer krav på att arbetsgivaren är tydlig med hur arbetsuppgifter ska prioriteras. I The PlanMinder prioriteras alla projekt och utvalda milstolpar för att den automatiska schemaläggaren ska kunna göra sitt jobb. Det innebär att prioriteringen alltid är tydlig och tillgänglig för alla som arbetar i projekten.

The PlanMinder prioriterar inte arbetsuppgifter av löpande karaktär eller sådant som inte finns inlagt i verktyget. Däremot kan man ange hur stor del av arbetsdagen som normalt ägnas åt schemalagt projektarbete och hur mycket tid som går åt till annat. Schemaläggaren anpassar automatiskt hur mycket projektarbete som läggs på varje medarbetare utifrån dessa inställningar. Man kan dessutom lägga in planerad frånvaro, reservera hela dagar för annat arbete och ange undantagsregler för perioder med mer eller mindre projektarbete än normalt.

Ett verktyg som schemalägger utifrån prioritet och gör prioriteringen tydlig för alla underlättar för arbetsgivaren att uppfylla kravet i AFS 2023:2.

Inflytande, kontroll och frihet

The PlanMinder schemalägger arbete utifrån arbetstagarens egen bedömning av hur lång tid uppgifterna kommer att ta. Eftersom bedömningen görs med en definierad osäkerhet blir det naturligt att uppdatera den när man vet mer. Verktyget ber då om en ny bedömning av hur mycket arbete som återstår. Man justerar inte den gamla, vilket är en viktig psykologisk skillnad. Om alla bedömningar görs korrekt ska man överskrida den ”rimligt säkra” tiden i snitt tre gånger av tio. Det är inte ett misslyckande. Denna skuldfria återkoppling ger arbetstagaren inflytande över planeringen och sitt eget arbete.

The PlanMinder uppmanar, både uttryckligen och mekaniskt, till att dela upp projekt i lite större arbetsuppgifter. De kallas ”activities” för att skilja dem från den annars vanliga benämningen ”task”. En aktivitet ska vara en logiskt avgränsad arbetsuppgift som kan utföras av en person utan att behöva vänta på något annat när den väl startats. Hur stor en aktivitet bör vara beror på vad som ska göras, men det får gärna vara från någon dag till några veckor. En aktivitet kan innehålla en att-göra-lista med deluppgifter, men vilka de är och i vilken ordning de utförs är helt upp till den som gör jobbet. Projektledaren och projektplanen hanterar aktiviteten i sin helhet. Detta minskar risken för detaljstyrning (micromanagement) och ger större frihet till arbetstagaren.

Eftersom schemaläggaren uppdaterar planen efter vad som faktiskt hänt i projektet blir det också friare att kunna frångå planeringen. En plan är ett hjälpmedel, och det är naturligt att det uppstår situationer där man behöver frångå den. Till exempel kan jag som medarbetare se i planen att det jag jobbar med just nu inte är särskilt tidskritiskt, och att det är bättre att jag hjälper en kollega med problem så att det inte uppstår en flaskhals. Om medarbetarna får den friheten kan de arbeta mer som ett team och själva lösa problem på det sätt som bäst stödjer de övergripande målen. Eftersom arbetet rapporteras in i The PlanMinder uppdateras planen automatiskt, och det finns spår av vad jag gjort. Det gör att jag kan få beröm för att jag är en hjälpsam medarbetare i stället för bannor för att jag är sen med min tilldelade uppgift.

Även för projektledare ger The PlanMinder mer inflytande och frihet. Med tidiga varningar har man möjlighet att hitta lösningar och alternativ för att minska risker. Den automatiska schemaläggaren gör det enkelt att ändra planer och i scenarier testa vilka lösningar som är verksamma. Den gör det enkelt att se konsekvenser av ändringar och uppkomna problem och att kommunicera dem till beslutsfattare.

Uppdaterade och pålitliga planer som synliggör de risker som finns påverkar även dem som väntar på resultaten av projekten. Att få tydliga svar, även om de är behäftade med osäkerhet, ger trygghet och en känsla av kontroll.

Hälsa, föreskrifter och ekonomi

Att värna om sina medarbetares hälsa borde vara en självklarhet för alla. Det finns dessutom lagstadgade krav och föreskrifter som reglerar arbetsgivarens ansvar för att förebygga ohälsa. AFS 2023:2 trädde i kraft den 1:a januari 2025 och ställer krav på att arbetsgivaren ska se till att arbetsuppgifter som tilldelas arbetstagarna inte ger upphov till ohälsosam arbetsbelastning. Bättre projektplanering och projektledning leder också till mer framgångsrika och lönsamma projekt, färre missade deadlines och ett bättre utnyttjande av befintliga resurser.

Genom kontinuerlig planering med kontroll över arbetsbelastning och osäkerhet kan vi skapa en arbetsmiljö där människor mår bättre och projekten lyckas oftare. Med rätt verktyg och arbetssätt blir det möjligt att samtidigt stärka hälsa, trivsel och ekonomi.